ÚVOD

Operační systém OPS-in-a-BOX (OIB) je univerzální a vysoce výkonný nástroj pro moderní řízení firem. Jedná se o systém, v němž jsou uplatněny dlouhodobé zkušenosti z praktického řízení podniků a obsaženy nejnovější trendy známé pod názvem „liquid operation“ – „tekoucí řízení“. Jednotlivé funkce operačního systému, uvedené v manuálu, podléhají hierarchii řízení firmy. Ta určuje přístup k možnosti používat některé skupiny funkcí podle postavení ve firmě a odpovídá organizační „mapě“ firmy.

Vlastní počítačový program je zpracován v angličtině. Proto se v české verzi manuálu používají anglické názvy jednotlivých nástrojů a procedur, přičemž český význam je obvykle uveden. Systém lze používat na všech zařízeních ICT (počítače, tablety, chytré telefony), které podporují internetové browsery Chrome, Firefox a Safari. Na ostatních a starších verzích browserů systém funguje s omezenou funkcionalitou. Je přístupný z claudu a je rutinně používán firmami malé i střední velikosti.

PŘEDSTAVUJEME PRÁCI BUDOUCNOSTI OPS-in-a-BOX dále jen “OIB”

VÝHODY “OIB”

◼︎ “OIB” je součástí nového trendu firemních aplikací, které podporují princip hladkého průběhu práce "LIQUIDWORK”. Tento přístup se vyhýbá složitému a rychle se měnícímu prostředí a neefektivním modelům centralizované nebo decentralizované práce.

◼︎ “OIB” zjednodušuje práci firmy tím, že spojuje výstupy složitých procesů (zvaných “SERVISY”) z jednotlivých firemních oddělení do jednoho celku, takzvané "FIREMNÍ MAPY", kterou není složité pochopit. Mapa firmy je tvořena vybranými celofiremními procesy, jejichž zpracování vychází z činností více oddělení. Do těchto hlavních procesů se dodávají výstupy detailních procesů jednotlivých oddělení, které nazýváme servisy neboli služby.

1) Je unikátní tím, že spojuje firemní práci, která probíhá v mnoha systémech (CRM, Tiketing system, Marketingové systémy atd.) s pracovním časem, který je uložen v kalendářích jednotlivých zaměstnanců a s cenou práce, která je uložena ve finančních systémech. Tím počítá profitabilitu každé zakázky v reálném čase a eliminuje nutnost zaznamenávat pracovní čas v samostatném systému. Můžete se dívat na informace spojené do jednoho celku v dimenzi, která vám vyhovuje (např. pracovník, práce, odpracovaný čas, cena).

2) Nechává úplnou volnost jednotlivým zaměstnancům a oddělením používat stávající procesy a systémy na úrovni jejich funkčního prostředí.

3) Systém “organizuje informace”, které jsou jednotně dostupné z jakéhokoliv místa, kde jsou uloženy, aniž by se musely složitě vyhledávat.

4) Práce malých flexibilních týmů je organizovaná kolem virtuálních “PRACOVNÍCH STOLŮ”, ke kterým jsou tyto materiály připojeny podle potřeby, aniž by se musely vytvářet jejich kopie nebo sledovat pracovní verze. Stejným způsobem si k virtuálnímu pracovnímu stolu připojíte informace o vašich schůzkách, úkolech a rozhodnutích. Vše je synchronizováno mezi OIB a vaším kalendářem Office365 nebo Google.

5) Výstupy pracovních procesů, (které již firma používá) se nazývají “SERVISY” a jsou nabízeny navzájem mezi jednotlivými odděleními uvnitř firmy. Pokud někdo potřebuje určitou práci “SERVIS” udělat, jednoduše o něj elektronicky v systému požádá. Tim je zcela jednoznačně určeno kdo, co a o jakou práci žadá a kdo a na čem pracuje.

6) Liší se od ostatních systémů tím, že zviditelňuje výstupy pracovních procesů “SERVISŮ” a schovává jejich jednotlivé kroky práce, a tím nezatěžuje celou firmu detaily, o kterých nemusí vědět. Tímto způsobem zjednodušuje a zpřehledňuje celkovou práci firmy.

JEDNODUCHÁ STRUKTURA PRÁCE

◼︎ Velká přehlednost práce firmy je dosažena spojením jednoduché organizace na firemní úrovni a maximální autonomie a aktivity na úrovni jednotlivých oddělení.

◼︎ “PRVKY” firemní organizace práce jsou:

◼︎ “PRACOVNÍ TOK” (WORKSTREAM) je šablona (postup), který určuje rutinní a opakující se práce na úrovni firmy, o které musí všichni zaměstanci vědět. Nejedná se o detajlní proces, ale o tok výstupů práce z jednotlivých procesů, který vytváří výsledek celkové práce na úrovni celé firmy (např. prodejní cyklus, cyklus podpory zákazníka, plánovací a kontrolní cyklus, měření výsledků firmy atd.)

◼︎ “MILNÍK” (MILESTONE) je bod v pracovním toku s názvem dosaženého stavu, který rozděluje tok práce na menší časti, aby se zaměstnanci snáze orientovali v postupu prací. (např. deal (zakázka) identifikován, nabídka poslána, deal realizován, atd.)

◼︎ “ SLUŽBA/SERVIS/PRACOVNÍ VÝSTUP” (SERVICE/DELIVERABLE) představuje aktivní práci týmu, který dodává důležitý pracovní výstup, ke kterému používá procesy a systémy svých oddělení. Práce se koordinuje pomocí týmových schůzek, událostí a úkolů, které si tým mezi sebou zadává. Práce typicky trvá týdny až měsíce (příkladem servisu/výstupu práce je: najmutí pracovníka, uzavření objednávky, dodání a instalace systému, vyřízení zákaznického problému, naplánování kompenzace týmu atd.)

◼︎ “SLUŽBA/SERVIS” (PRACOVNÍ VÝSTUP) se liší od ”TASK” (ÚKOL) tím, že úkoly představují menší práce, které jsou většinou zařazeny pod “SERVIS”.

◼︎ “PRACOVNÍ STŮL” (WORKDESK) je virtuální pracovní plocha, ke které přizvete spolupracovníky a společně ukládáte potřebné informace pro dodání určitého servisu/výstupu, důležitého pro pracovní tok.

◼︎ “ÚKOL” (TASK), “UDÁLOST” (EVENT), “SCHŮZKA” (MEETING) a “ROZHODNUTÍ” (DECISION) jsou sdílené funkce pro spolupráci, které se používají při práci na pracovním stole jednotlivých servisů (pracovních výstupů) určitého pracovního toku.

VYLEPŠENÍ V PŘÍSTUPU K DENNÍ PRÁCI

◼︎ 1. Přehledný pohled na vaši práci je umožněn přes tři “lupy”:

• lidská - Moje Kontakty (vyberete si pracovníka a systém vám ukáže na čem člověk pracuje a kolik času na tom trávi)

• pracovní - Moje Práce (ukáže tu samou informaci přes lupu práce - jako přehled vašich zakázek nebo pracovnÍch transakcí)

• časová - Můj Kalendář (uvidÍte jaká práce se vykonává a kdo se jÍ účastní)

◼︎ 2. Zadávání práce je organizováno přes “PRACOVNÍ SCHRÁNKU” (INBOX), kde přijmete nebo odmítnete práci, o kterou jste požádán(a) a po jejím průběhu ji označíte jako ukončenou

◼︎ 3. Efektivita a dodržení termínu práce je zabezpečena pomocí “AUTOMATICKÝCH UPOMÍNEK” (REMINDERS)

INBOX - ZADÁNÍ A AKCEPTOVÁNÍ PRACOVNÍCH ÚKOLŮ

◼︎ INBOX (PRACOVNÍ SCHRÁNKA), umožňuje zadávání a akceptování pracovních úkolů. Obsahuje pracovní záležitosti, o kterých máte vědět, a to, co se v systému odehrálo během vaší nepřítomnosti. Práce, o kterou jste požádáni (buď servis nebo task) se zobrazí jako položka v pracovní schránce a vy kliknutím na ikonu “ozubené kolečko”, můžete práci akceptovat nebo odmítnout.

Zároveň pracovník dostane tyto informace přes e-mail, kde může práci přímo akceptovat, aniž by se musel logovat do systému. Zadavatel práce (manažer) následně dostane potvrzení do svého inboxu o vaší volbě. Systém umožní zadavateli nastavit jaký druh informací chce vidět, aby nebyl zatěžován nerelevantími informacemi. Pro toto nastavení klikněte pod nadpisem "Inbox" na tlačítko "All" a zapnutím nebo vypnutím jednotlivých položek z výběru si nastavte co chcete v “Inboxu” vidět.

FUNKCE SLOUŽÍCÍ KE SPOLUPRÁCI

◼︎ SCHŮZKY (MEETINGS) - je jednorázová nebo opakující se schůzka s více účastníky (např. jednání se zákazníkem, plánovací schůzka, pracovní pohovor atd.)

◼︎ UDÁLOSTI (EVENTS) - je vaše jednorázová práce nebo událost, které se účastníte jen vy (např. cesta ke klientovi, vyúčtování cestovného, příprava na schůzku, odpovědˇ na dotaz atd.)

◼︎ ÚKOLY (TASKS) - jsou úkoly, které si sobě nebo spolupracovníkům zadáte, nebo vás o ně někdo požádá s požadovaným termínem ukončení. Na úkolu pracujete postupně v určitých intervalech, jak váš čas a priority dovolí, aby jste splnil termín dokončení. Čas zaznamenáváte průběžně tak, jak na úkolu pracujete.

◼︎ ROZHODNUTÍ (DECISIONS) - jsou závažná rozhodnutí týmu, podle kterých se budou řídit akce v určité oblasti nebo části práce. Rozhodnutí jsou uchována v systému OIB v jejich vazbě na zákazníky a na jejich zakázky. To umožní vybudovat “Firemní pamětˇ”, do které se dá nahlédnout podle potřeby a ujasnit si proč a v jakých závislostech byla rozhodnutí udělána. Tento přístup zvyšuje přehled ve firmě a umožňuje hodnotit odpovědnost zaměstnaců za důsledky rozhodnutí.

ZODPOVĚDNOST SALES

OD 10% OPPORTUNITY IDENTIFICATION DO 80% CUSTOMER ORDER RECEIVED.

1. SALES provede založení obchodní příležitosti, zadá datum začátku a konce a popis příležitosti.

2. SALES zadá vlastníky práce (Work Owners), vendora, zákazníka platícího a přebírajícího a udělá “forecast”.

3. Ve fázi “20% preliminary offer” SALES vygeneruje stůl “S2 presales or RFI/RFP creation” pod oddělením toho, kdo bude práci provádět (tj. team leader voice, nebo team leader security). Ten potom může změnit řešitele - vlastníka pracovního stolu a delegovat tak odpovědnost na jiného člena svého týmu. Pokud se práce prodlouží do dalších milníků, tak zodpovědný pracovník posouvá pracovní stůl mezi milníky “30% Proof of Concept” a “50% Offer committed.”

4. Když zákazník pošle PO-čko (objednávku), SALES vygeneruje úkol “T14 Order administration” na pracovním stole “S2 presales or RFI/RFP creation”, který zadá členu týmu BACK OFFICE. Přesune službu “S2” pod milník 90% Realization a ukončí milník “80% customer order received.”

5. SALES přizve PROJEKTOVÉHO MANAŽERA k zakázce a přidá ho do skupiny vlastníků zakázky (Work Owners) v liště “People/Work/Money”. Pod milníkem “90% Realization” vytvoří “S 4 Project Management” a zadá PROJEKTOVÉHO MANAŽERA jako jeho řešitele – vlastníka.

6. Dále pod fázi “90% Realization” SALES vytvoří stůl pro “S12 fin dokument management” a zadá BACK OFFICE a FINANCE jako jeho  řešitele - vlastníka. K tomuto stolu se SALES také přizve společně s PROJEKTOVÝM MANAŽEREM. Zde se začnou linkovat a manažovat dodavatelské a zákaznické faktury.

7. Zároveň SALES vytvoří stůl pod 90% Realization se službou “S 5s Implementation - security” nebo “S 5v Implementation - voice” podle typu zakázky pod oddělením toho, kdo bude práci provádět (stejně jako v bodu 3).

8. Zde zopovědnost SALES končí s výjimkou přípravy účetních dokladů, když zakázka dojde do fáze “100% Customer Acceptance”. (Viz. zodpovědnost projektového manažera.)

ZODPOVĚDNOST PROJEKTOVÝ MANAŽER

OD 90% REALIZATION DO 100% CUSTOMER ACCEPTANCE.

1. Pracuje se stolem “S 4 Project Management” a zadává úkoly členům technického týmu.

2. Po zákaznické akceptaci PROJEKTOVÝ MANAŽER přesune “S12 fin dokument management” pod 100% Customer Acceptance, zadá SALES předdefinovaný úkol “T10 Příprava podkladů pro účetnictví” a zviditelní ho BACK OFFICE a FINANCE, aby připravili přesné účetní podklady pro fakturu a dohlédli na finální proplacení a uložení všech dalších dokumentů.

ZODPOVĚDNOST TECHNICI

OD 90% REALIZATION  DO 100% CUSTOMER ACCEPTANCE.

1. Pracují na stole “S 5s Implementation” - security nebo “S 5v Implementation” – voice, kde si vytváří vlastní úkoly/tikety až do zákaznické akceptance.

2. Po zákaznické akceptaci 100% je zodpovědností týmového leadra TECHNIKŮ vytvořit pracovní tok “Support” jako “linked work” pod sales zakázkou a zahájit práci supportu tvorbou jednotlivých tiketů na stolech. Team leader, který povede support zakázku, bude dělat týdenní forecast a kontrolovat využití pracovních zdrojů vzhledem k vyúčtovaným fakturám.

VYTVOŘTE NOVOU ZAKÁZKU

◼︎ V levém menu "My Work" klikněte na ikonu "+".

◼︎ Vyplňte jméno zakázky (doporučujeme přidat do jména zakázky i jméno klienta pro jednoduchou orientaci při vyhledávání), vyberte “Workstream”, pod kterým budete zakázku řídit a dále vyberte začátek a předpokládaný  den dokončení zakázky.

◼︎ Pokud dokončení zakázky není známo, můžete vybrat volbu “Endless Work/Transaction” (nekončící zakázka) a systém nastaví arbitrážně ukončení zakázky 50 let po jejím začátku. (Dokončení zakázky můžete vždy upravit editací.)

MANAGEMENT ZAKÁZKY

◼︎ V již existující zakázce přejděte pod lištu "Manage Work", zkontrolujte zdali všechny potřebné servisy jsou již nataženy a pokud ne, tak manuálně doplňte chybějící (klikněte na tři tečky u zvolené lišty milníku, kam chcete servis přidat a v menu klikněte na "Add Service"). Pokud některé předvolené servisy nepotřebujete, můžete je vymazat (klikněte na “Tři tečky” servisu a vyberte "Remove Service").

◼︎ Pro každý milník a servis nastavte datum, ve kterém potřebujete, aby byly dokončeny. Klikněte na ikonu "Bell" (Zvonek), potom lze datum nastavit (datum lze vždy upravit).

◼︎ Závislosti mezi “Milníky”, jejich “Servisy” a “Workdesks” se nastaví kliknutím na korespondující ikonu zvonku "Bell”. Vložíte počet dnů, po jejichž uplynutí chcete být upozorněni před dokončením toho servisu, na jehož dokončení je nastavený servis závislý.

◼︎ Pokud vaše práce na jednom servisu protéká přes několik milníků, klikněte na ikonu “<>”, která vám umožní posouvat servis mezi jednotlivými milníky. Pokud dokončíte všechny servisy pod daným milníkem, označte tento milník jako dokončen. Udělejte to stejné pokud dokončíte servis, a to kliknutím na jeho “Tři tečky” a "Mark as a Completed" v menu, které se otevře.

POŽÁDEJTE O SERVIS V DANÉ ZAKÁZCE

◼︎ V existující zakázce přejděte pod lištu "Manage Work" a najděte Servis (Výstup), který chcete někomu přiřadit. Pokud nevidíte daný servis ve vašem toku práce, zkontrolujte zdali máte vybráno správné oddělení a kvartál, ve kterém pracujete a pod kterými je servis zpracováván.

◼︎ Pokud se servis ani potom neobjeví, znamená to, že neexistuje a musíte ho přidat, který je popsán v kapitole Management zakázky. Klikněte na  “Tři tečky” lišty servisu a vyberte "Add Workdesk," pak vyberte "Provider" (poskytovatele), kterému chcete servis zadat.

◼︎ Prodejce (Sales Account Manager) je odpovědný za inicializaci nasledujících servisů a úkolů:

        S1, S2, S4, T6 a WF - Work Flow (pracovní postup)

S4 Příjmutí požadavku servisu projektového managementu

◼︎ Jsou možné dva způsoby:

a) V levém menu "Inbox" pod ikonou “Cog” (ozubené kolo) klikněte na “Accept/Decline” servisu"S4 project management", aby jste potvrdil přijetí požadavku

b) V “e-mailu”, který dostanete do vaší poštovní schránky ze systému  OPS-in-a-BOX.com, klikněte na “Accept/Decline” servisu "S4 project management", aby jste potvrdil přijetí požadavku.

Pošlete požadavek na řízení projektu

Zadejte úkoly T1 - T6 v projektovém řízení

◼︎ V levém menu "My Work" vyberte z pracovního listu ”Deal” (zakázku), kterou chcete řídit. Sjedťe dolů na lištu "Manage Work" a najděte servis "S4 Project management".

Pokud servis "S4 Project management" ještě neexistuje, vytvořte jej kliknutím na  “Tři tečky” a  “Add service” v liště milníku.

◼︎ Nyní klikněte na”Tři tečky” pod lištou servisu a dále klikněte na "Add Workdesk" a ze seznamu, který se vám objeví, vyberte osobu, která bude projekt řídit. Tato osoba dostane požadavek do OIB Inbox, a také přes e-mail, požadující přijetí odpovědnosti za řízení projektu.

◼︎ Pod ikonou "People" na “Workdesk” vyberte všechny členy pracovního týmu, kteří se účastní práce a pak stiskněte “Done”. Členové pracovního týmu získají přístup k pracovnímu stolu řízení projeku. Nyní můžete zadávat přednastavené a nové úkoly členům pracovního týmu.

◼︎ Klikněte na ikonu “Task” na pracovním stole a potom klikněte na tlačítko “+predef”. Ze seznamu, který se vám objeví, vyberte osobu, které chcete úkol zadat (můžete vybrat i více osob, kterým zadáte předpřipravené úkoly). Klikněte na ikonu “Syphon” (trychtýř) a ze seznamu přednastavených úkolů, který se vám objeví, vyberte ten z úkolů T1 až T6, který chcete zadat a stiskněte “Done” Systém vytvoří automaticky úkol pro osobu, kterou jste vybrali. Tato osoba dostane požadavek do OIB Inbox a rovněž přes e-mail, požadující přijetí odpovědnosti za úkol.

Zaznamenejte hodiny odpracované na řízení projektu

◼︎ Ověřte zda  "Events" (události), "Meetings" (schůzky), "Tasks" (úkoly) a "Decisions" (rozhodnutí) jsou správně přiřazeny pod servis “S4 Project management" pod správným “Workdesk”. Sdílené funkce můžete alokovat tak, že každou otevřete a po kliknutí na ikonu “Pin” (špendlík) vyberete “Workdesk” (pracovní stůl), pod který ji chcete v pracovní hierarchii zařadit.

Dále kliknutím na ikonu “+” ve spodní části “Task” (úkolu) můžete zaznamenávat průběžně odpracované hodiny.

Hodiny "Events" (událostí) a "Meetings" (schůzek) se automaticky synchronizují z vašeho kalendáře (a pak se dále promítnou ve vašem kalendáři Google nebo Office 365).

S5 Realization of PoC/Assessment Installation & Deployment

The following is placeholder text known as “lorem ipsum,” which is scrambled Latin used by designers to mimic real copy. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae. Quisque congue porttitor ullamcorper. Quisque congue porttitor ullamcorper.

Class aptent taciti sociosqu ad litora torquent per conubia nostra, per inceptos himenaeos. Suspendisse nec congue purus. Mauris egestas at nibh nec finibus. Vivamus sit amet semper lacus, in mollis libero. Nulla lectus ante, consequat et ex eget, feugiat tincidunt metus. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Mauris id fermentum nulla.

T6 Presales consultation

The following is placeholder text known as “lorem ipsum,” which is scrambled Latin used by designers to mimic real copy. Aenean eu justo sed elit dignissim aliquam. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Suspendisse nec congue purus.

Nulla eu pretium massa. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Aenean eu justo sed elit dignissim aliquam. Donec eget risus diam. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Donec eget risus diam. Donec eu est non lacus lacinia semper.

Collaboration on offers RFI/RFP S2

The following is placeholder text known as “lorem ipsum,” which is scrambled Latin used by designers to mimic real copy. Donec ac fringilla turpis. Quisque congue porttitor ullamcorper. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Quisque congue porttitor ullamcorper.

Nulla eu pretium massa. Vivamus sit amet semper lacus, in mollis libero. Donec eget risus diam. Mauris egestas at nibh nec finibus. Integer tempus, elit in laoreet posuere, lectus neque blandit dui, et placerat urna diam mattis orci. Mauris egestas at nibh nec finibus.