S12 Spisová Služba

◼︎ Spisová služba dokumentu a jeho životní cyklus

Spisová služba je soubor činností a prostředků (technických a věcných), které zajišťují správu dokumentů. Spisová služba má zajistit správný průběh “životního cyklu” dokumentu.

Spisová služba v OIB funguje použitím “Tasks” (úkolů) pro evidenci jednoho nebo více příbuzných dokumentů, a to buď v horním menu systému nebo přímo pod pracovním stolem servisu “S12 Document Management” (S12 Spisová Služba).

Tyto “spisové tasks” jsou vložené přímo do “Workstream” (Pracovních toků) jednotlivých “Deals” (zakázek). Spisové tasks ale mohou být zcela samostatné a nezávislé na Servisu spisové služby. Dá se rovněž vytvořit samostatný pracovní tok, a to  jen pro spisový management.

Jde čistě o to, jak si nastavíte práci se spisy, která bude vyhovovat snadnému přístupu a hledání podle vašeho pracovního stylu.

Servisy spisové služby se dají kompletně řídit z horního menu “Task/Services” (úkol/pracovní výstupy), kde je můžete filtrovat přes celý systém, ať jsou či nejsou zařazeny pod pracovními toky, zakázkami nebo pracovními výstupy.

◼︎ Příjem nebo vytvoření dokumentu

◼︎ Pořízení záznamu o dokumentu a jeho zařazení/umístění

Sledování životního cyklu dokumentu se může provádět dvěma způsoby

a) pomocí nezávislých ”Tasks”(úkolů) nebo

b) předdefinovaných ”Tasks” stisknutím tlačítka “+PredDef”, dostupných pod pracovními stoly servisu “S12 Spisová služba”.

(Poznámka: Pokud tlačítko pod stolem nevidíte znamená to, že daný servis nemá přiřazen žádnou šablonu předdefinovaného task - kontaktujte administrátora pokud potřebujete pomoc.)

Vytvořte task v horním menu nebo v menu pod pracovním stolem servisu, kam chcete spis uložit a řídit jeho životní cyklus.

Pokud nevíte kam spis zařadit, můžete to udělat kdykoli editací task a výběrem pracovního stolu pod “Select workdesk from list” (Vyberte pracovní stůl ze seznamu). Dokument můžete flexibilně přesouvat a zařazovat pod jakékoliv stoly.

(Poznámka: Při přeřazení task se sledováním životního cyklu dokumentu pod jiný stůl, uvidí všichni pracovníci, pozvaní k tomuto stolu, spis životního cyklu dokumentu. Přístup k vlastnímu dokumentu ale budou mít pracovníci podle práv nastavených v médii, na kterém je vlastní dokument uložen.)

◼︎ Vložení dat o dokumentu/ech

◼︎ Do názvu task zapište zkratku “DM” (Document Management) a použijte ji při vyhledávání všech dokumentů. Dále do názvu zkopírujte jméno dokumentu, případně další důležité informace (jméno zákazníka, projektu atd.). Systém vám umožní podle těchto informací dokument hledat.

◼︎ V “Description” (Popis) do těla zprávy napište pokyny pro osobu přebírajíci dokument. Tyto instrukce odejdou e-mailem osobě, která jeho předání bude akceptovat.

◼︎ Vyberte osobu přebírající dokument z menu “Assign to” (Zadáno komu). Pokud tuto osobu nevidíte, znamená to, že spis nebyl zařazen pod pracovní stůl, ke kterému má tato osoba přístup. V tomto případě nechte spis zatím přiřazený vám a přizvěte pracovníka k danému stolu, pod který dokument zařadíte (viz sdílené funkce - přidání pracovníků ke stolu). Vratˇte se do “Task” dokumentu a určená osoba by měla být již viditelná.

Pokud chcete záznamy o spisu zviditelnit dalším osobám, stiskněte tlačítko trychtýře a vyberte dané osoby ze seznamu kliknutím značky “šipka doprava”.

◼︎ Vložte jména a linky k dokumentům, nebo referenčním souborům se seznamy dokumentů - podle zvyklostí práce ve vašem oddělení.

◼︎ Pokud očekáváte akci přijemce dokumentu v určíté lhůtě, nastavte v “Date by” (Dodací lhůta)  dokdy se má akce uskutečnit  a v “Remind me” (Připomeň mi) si nastavte, kdy chcete dostat připomínku (budete ji mít v horním menu pod ikonou “zvoneček”). V den připomínky vám přijde “Day at Glance” (Denní Přehled), tj. e-mail se všemi připomínkami na daný den. Nastavte “prioritu” pokud je potřeba.

Informace a další pokyny, které nemají nebo nemusí být součástí úvodních instrukcí, zapisujte do “My Notes” (Moje poznámky). Zde si veď'te poznámkovou agendu o verzích, úpravách a další užitečné informace.

Důležité záznamy o evidenci a cyklu spisu zapisujte do needitovatelných zpráv “Add Message” (Přidat zprávu). Tímto způsobem může každá oprávněná osoba provést nesmazatelný záznam o spisu, datu, času a pořizovateli.

◼︎ Předáváni spisu

Pokud spis bude předáván další osobě, otevřete daný “Task” spisu a vyberte novou osobu z listu “Assign to”. Po stisknuti “Save” dole v task odejde e-mail s požadavkem akceptace předání dokumentu. Do “Description” můžete napsat zcela nové instrukce (staré můžete vymazat). Pokud chcete původní instrukce zachovat, zkopírujte je do pole “My notes” nebo “Message” v případě, že nechcete aby se s textem dalo dále manipulovat.

◼︎ Stav spisu

Pokud chcete sledovat strukturovaně stav spisu, můžete používat “Tag” (štítky/návěští), které administrátor firmy vytvoří v systémových registrech. V poli “Tags” klikněte na ikonu “štítku”, vyberte skupinu “Document management” a zaklikněte tags, které chcete přiřadit dokumentu, jak jeho status, tak jeho druh a formu.

• Vytvořen/přijat - dokument byl vytvořen nebo přijat do spisové služby

• V evidenci - dokument je evidován buď v elektronickém systému spisové službynebo v agendovém informačním systému

• Projednáván - dokument je projednáván a zpracováván - o všech operacích se vede transakční log (viz použití “My notes” a “Message”)

• Vyřízen - dokument je vyřízen a je převeden do výstupního formátu

• Odeslán - dokument je popřípadě odeslán (nebo jen uložen)

• Archivován - dokument je po dobu skartační lhůty uložen ve spisovně

• Skartován - po uběhnutí skartační lhůty je provedena skartace

Druhy dodání dokumentů:

• Dodán elektronicky

• Dodán poštou

• Dodán osobně

Formy dokumentů:

• Forma digitalní

• Forma analogová

T13 Accounting Agenda and payroll

Maecenas non leo laoreet, condimentum lorem nec, vulputate massa. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae.

S10 Communication with authorities

Maecenas non leo laoreet, condimentum lorem nec, vulputate massa. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae.

S11 Office Administration

Maecenas non leo laoreet, condimentum lorem nec, vulputate massa. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae.

WF3 Mail and document management (filing)

Maecenas non leo laoreet, condimentum lorem nec, vulputate massa. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae.

WF4 Incoming Invoices approval (administrative, vendor projects, external suppliers or contractors)

Maecenas non leo laoreet, condimentum lorem nec, vulputate massa. Sed a ligula quis sapien lacinia egestas. Nullam sit amet nisi condimentum erat iaculis auctor. Vestibulum ante ipsum primis in faucibus orci luctus et ultrices posuere cubilia Curae.